Geschäftsbedingungen

Definitionen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) legen die Verkaufsbedingungen für die Dienstleistungen der Xpenditure NV (nachfolgend „Xpenditure Dienstleistungen“) fest, welche durch die webbasierte Plattform für Ausgabenmanagement, die verfügbar ist auf http://manage.xpenditure.com [oder auf einer anderen Seite, wie festgelegt durch Vereinbarungen mit Xpenditure NV Partnern und ausdrücklich den Kunden der Partner mitgeteilt] (nachfolgend „Seite"). Xpenditure Dienstleistungen erlauben es Einzelpersonen und Unternehmen (nachfolgend „Kunden“), Belege über Geschäftsausgaben zu erfassen, zu verfolgen und zu speichern, sowie Ausgabenberichte, die von diesen Belegen abstammen, zu erstellen und zur Genehmigung einzureichen. Die Belege und Kreditkartenabrechnungen werden digitalisiert und via Web, E-Mail und/oder mobilen Anwendungen auf die Seite hochgeladen. Die Kreditkartentransaktionen oder anderen Transaktionsdaten [falls verfügbar gemacht durch die verarbeitende Bank] werden automatisch den zugehörigen Belegen zugeordnet; die Berichte werden automatisch erzeugt und können, entsprechend der Optionen, die im Rahmen des gewählten Abonnements verfügbar sind, weiterverarbeitet werden. Der Vertrag zwischen Xpenditure NV und dem Kunden kommt zustande durch Unterzeichnung einer konkreten Vereinbarung oder durch Registrierung auf der Seite, durch Ausfüllen des Bestellformulars und Akzeptieren der gegenwärtigen AGB, sei es durch Unterschrift oder elektronisch - beide Formen haben volle rechtliche Wirkung. Bei Abschluss des Vertrags wählt jeder Kunde ein bestimmtes Xpenditure Dienstleistungs-Abonnement aus, welches zu einem dafür vorgesehenen Account zugeordnet ist; ein Account kann mehrere User haben. Durch Akzeptieren dieser AGB und/oder durch Aufruf und Benutzung der Xpenditure Dienstleistungen, versichert und erkennt der Kunde bzw. versichern und erkennen die Kunden an, diese AGB gelesen und verstanden zu haben und durch diese gebunden zu sein; des Weiteren erklärt der Kunde bzw. erklären die Kunden sein/ihr Einverständnis zum Austausch von Transaktionsdaten zwischen der Xpenditure Plattform und der verarbeiteten Bank sowie jegliche andere Datenverarbeitung, welche notwendig und spezifisch zu der qualitativen Bereitstellung der Xpenditure Dienstleistungen sind. Jene Kunden, die den Vertrag im Namen eines Unternehmens oder einer anderen (juristischen) Person eingehen, sichern zu, die Befugnis zu haben, eine solche Person und ihre Vertreter an den Vertrag zu binden. Der Kunde bzw. die Kunden und Xpenditure NV werden hier gemeinsam als Parteien bezeichnet.

Datenschutz

Xpenditure NV wendet geeignete physische, elektronische und unternehmerische Maßnahmen an, um die persönlichen Daten ihrer Kunden vor unerlaubtem Zugang zu sichern und zu schützen. Die persönlichen Daten der Kunden, die sich in den persönlichen Accounts befinden, werden nur zum Zwecke der Bereitstellung und Qualitätskontrolle der Xpenditure Dienstleistungen verwendet und werden nicht ohne die ausdrückliche Erlaubnis des Kunden ausgetauscht oder an Dritte freigegeben, es sei denn, dies ist gesetzlich oder durch eine gerichtliche Anordnung notwendig. Nicht-persönlich identifizierbare Information, erhobene und angesammelte Daten (beispielsweise die Gesamtzahl der User, Branchen der Nutzung, angesammelte Ersparnisse, etc.) können in bestimmten Fällen für legitime Zwecke geteilt oder öffentlich offengelegt werden, wie etwa zur Verbesserung und Werbung der Xpenditure Dienstleistungen. Der Kunde bzw. die Kunden können jederzeit ihre persönlichen Daten einsehen und ändern oder ihre Registrierung auf der Seite aufheben. Nach Abmeldung werden alle persönliche Informationen gelöscht, außer jenen, die notwendig sind, um die Anforderungen der Aufbewahrungspflicht zu erfüllen (siehe außerdem Artikel 4 unten). Diese Bestimmungen und die Richtlinien, die hier aufgeführt werden, implizieren weder vertragliche noch sonstige Rechtsansprüche Dritter sondern ausschließlich diejenigen der Parteien dieses Vertrags.

Preise und Rechnungen

Die Xpenditure Preise werden wie im Vertrag vereinbart in Rechnung gestellt. Die Preise verstehen sich exklusive Umsatzsteuer (und anderer indirekter Steuern). Rechnungen werden monatlich für jeden vollen Monat des Abonnements gestellt und sind per Kreditkarte oder Lastschrift jeden Monat zahlbar. Alle Abonnements für Xpenditure werden auf unbestimmte Laufzeit geschlossen und werden am Tage der Registrierung des Kunden bzw. der Kunden auf der Seite wirksam. Die Verträge, die monatlich zu zahlen sind, können mit einer Frist von 1 (einem) Monat gekündigt werden; Preisänderungen können monatlich vorgenommen werden. Jene Verträge, die 12 (zwölf) Monate im Voraus gezahlt wurden, können mit einer Frist von mindestens 1 (einem) Monat vor Ablauf des vorausgezahlten Zeitraums gekündigt werden; Preisänderungen können mit Ablauf des vorausgezahlten Zeitraums vorgenommen werden. Xpenditure NV kann nach vollem eigenem Ermessen kostenlose Monate des Abonnements zum Account des Kunden hinzufügen oder ablehnen, ist jedoch keineswegs dazu verpflichtet, Kunden diesbezüglich gleich zu behandeln. Der Kunde verzichtet ausdrücklich auf jegliche Rückzahlung von im Voraus gezahlten Beträgen. Mindestens ein User pro Account ist als aktiv anzusehen und wird monatlich bis zur Beendigung des Vertrages in Rechnung gestellt. Im Falle der Nichtzahlung einer Rechnung zum fälligen Datum werden die ausstehenden Beträge mit einer Verzinsung von 1% (ein Prozent) pro Monat (zeitanteilig kalkuliert) geschuldet ipso iure und ohne die Notwendigkeit einer Mitteilung des Zahlungsversäumnisses. Des Weiteren kann sich der fällige Betrag, ipso iure und ohne die Notwendigkeit einer Mitteilung des Zahlungsversäumnisses, durch vertraglichen Schadensersatz und durch andere Inkassokosten wie etwa Wiederbeschaffungskosten und rechtlicher Kosten, erhöhen. Nichtzahlung, auch teilweise, lässt noch nicht fällige Rechnungen ohne Formalität oder Benachrichtigung fällig werden. Ohne Vorurteil gegenüber dem Vorausgegangenen und ohne Vorurteil gegenüber der Zahlungsverpflichtung des Kunden bzw. der Kunden, muss jeder Widerspruch innerhalb eines Zeitraums von 8 (acht) Kalendertagen ab dem Rechnungsdatum durch ein begründetes Einschreiben mitgeteilt werden. Nach Ablauf dieses Zeitraums soll angenommen werden, dass der Kunde den in Rechnung gestellten Betrag endgültig akzeptiert hat. im Falle des Bekanntwerdens, dass der Kunde die fälligen Rechnungen nicht bezahlt, falls offensichtlich Zahlungsunfähigkeit vorliegt oder falls der Kunde die Bedingungen dieses Vertrags verletzt hat, kann der Vertrag sofort durch die Xpenditure NV aufgelöst oder stillgelegt werden.

Datenspeicherung

Xpenditure NV wird für die aktiven Kundenaccounts alle Daten speichern und dem Kunden bzw. den Kunden Zugang zu den Accountdaten für mindestens die zurückliegenden 10 Jahre gewähren. Bei Kündigung des Vertrags kann der Kunde in seiner Kündigungsmitteilung verlangen, dass seine Daten zum Export in eines der spezifischen Formate zur Offline-Archivierung verfügbar gemacht werden und dies nach dessen eigenem Ermessen und auf dessen eigene Verantwortung. Auf besonderes Gesuch des Kunden können seine Daten nach Beendigung des Vertrags auch durch Xpenditure NV gespeichert werden, zu einer Gebühr, um für die Buchhaltung und für andere Zwecke der Berichterstattung durch einen durch den Kunden bestimmten Verwalter beraten zu werden.

Keine Gewährleistungen

Xpenditure NV benutzt die neueste verfügbare Technologie zum Zwecke der Versicherung der Korrektheit und Genauigkeit der von den digitalisierten Belegen und Kreditkartenabrechnungen entstammenden Informationen. Jedoch verbleibt die Verantwortung für die (Kontrolle der) Korrektheit, Genauigkeit und Vollständigkeit aller auf die Seite hochgeladen Daten unwiderlegbar bei dem Kunden bzw. den Kunden. Die web-basierte Xpenditure Ausgabenmanagement-Plattform ist keine Buchhaltungssoftware und keine ausdrückliche oder konkludente Gewährleistung wird für die Gebrauchstauglichkeit, Verkehrsfähigkeit oder Verlässlichkeit für bestimmte Zwecke wie etwa die Steueroptimierung, das Finanzmanagement oder andere übernommen. Der Kunde bzw. die Kunden sollten auf professionelle Produkte und geeignete Beratung zurückgreifen, um sich der korrekten Erfüllung solcher Zwecke zu versichern. Xpenditure NV ist durch die allgemeine Sorgfaltspflicht in der Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit der Xpenditure Dienstleistungen gebunden. Im Falle einer Unterbrechung der Xpenditure Dienstleistungen (etwa wenn – aus welchem Grund auch immer – keine Verbindung zur Seite hergestellt werden kann), wird Xpenditure NV alle vernünftigen Mittel ergreifen, um eine solche Störung zu beheben, insofern die Xpenditure NV im Rahmen der oben genannten allgemeinen Sorgfaltspflicht verantwortlich dafür ist.

Beschränkung der Haftung

Unter keinen Umständen ist die Xpenditure NV haftbar für jedwede Verluste oder Schäden, die dadurch entstanden sind, dass der Kunde bzw. die Kunden sich auf Informationen, Statements oder Berichte auf oder über die Seite verlassen hat und/oder die aus der Nutzung der Xpenditure Dienstleistungen resultieren. Dies betrifft jegliche Schadensersatzansprüche (sei es ein direkter oder indirekter Schaden), außer jener Ereignisse, die ausdrücklich in den Anwendung findenden Verbraucherschutzgesetzen geregelt sind. Diese Beschränkung der Haftung schließt unter anderem ein: die unbeabsichtigte Übertragung jeglicher elektronischer Viren; mechanische oder elektronische Fehler des Equipments, Telefon- oder Kommunikationswege; unerlaubter Zugang; Diebstahl; Betreiberfehler oder andere gleichartige Ereignisse. Der Kunde bzw. die Kunden erkennen hiermit an, dass die Xpenditure NV in keinem Falle für die Auswahl, Benutzung und/oder die wirtschaftliche Auswirkung der Xpenditure Dienstleistungen sowie für die Nichtübereinstimmung mit den Zielen des Kunden bzw. der Kunden haftbar gemacht werden kann. Die Informationen, Software und Beschreibung der Xpenditure Dienstleistungen, welche auf der Seite veröffentlicht sind, können Ungenauigkeiten oder typografische Fehler beinhalten. Xpenditure NV kann den Inhalt der Seite jeder Zeit verbessern oder verändern aber ist keineswegs dazu verpflichtet, dies zu tun und jegliche Haftung für solche Ungenauigkeiten und Fehler ist hiermit ausdrücklich ausgeschlossen. Xpenditure NV wird nicht gegenüber Kunden für Schadensersatzansprüche haften, falls Xpenditure NV nicht in der Lage ist, ihre vertraglichen Verpflichtungen aufgrund höherer Gewalt zu erfüllen, etwa unter anderem aufgrund von: Streik, Sabotage, Naturkatastrophen, Regierungshandlungen und rechtlicher oder verwaltungstechnischer Beschränkungen.

Allgemeines

Im Falle eines Konflikts zwischen den Bestimmungen dieses Vertrags hat das Bestellformular Vorrang vor den gegenwärtigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Der Vertrag stellt den gesamten Vertrag zwischen den Parteien dar und ersetzt und lässt alle vorherigen mündlichen und/oder schriftlichen Vereinbarungen hinfällig werden. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kunden bzw. der Kunden finden keine Anwendung. Xpenditure NV behält sich das Recht vor, die Pflichten und Rechte aus diesem Vertrag zu übertragen oder Unternehmen innerhalb der Xpenditure NV Gruppe zuzuweisen. Im Falle der Ungültigkeit einer Bestimmung ist der Vertrag nicht ungültig aber die Bestimmung bzw. die Bestimmungen ist bzw. sind durch eine Bestimmung, welche dem Inhalt dieser oder der Absicht der Parteien am nächsten kommt, zu ersetzen. Gerichtsstand ist Antwerpen. Belgisches Recht findet Anwendung.

(1) User, die dem Account während des laufenden Monats hinzugefügt werden, werden ab dem darauffolgenden Monat in Rechnung gestellt.
(2) User, die zum Account mit einem im Voraus gezahlten Abonnement während des im Voraus bezahlten Zeitraums hinzugefügt werden, werden ab dem Zeitpunkt ihrer Registrierung auf der Seite für die Anzahl der vollen Monate, die bis zum Ende des im Voraus gezahlten Zeitraums verbleibt, in Rechnung gestellt.
(3) In Ausführung nicht im Voraus gezahlter Verträge kann einem User der Status „inaktiv“ durch den Administrator des Accounts gegeben werden. Im Falle, dass ein solcher "inaktiver" Status länger als 1 (einen) Monat anhält, ist der bestimmte User nicht mehr in die Anzahl der in Rechnung gestellten eingeschlossen bis dessen Status reaktiviert wurde und dieser die Xpenditure Dienstleistungen wieder nutzt.
(4) Die jährliche Speichergebühr, die nach der Vertragskündigung Anwendung findet, beträgt 20% des Gesamtwerts aller durch die Xpenditure NV ausgestellten und durch den Kunden gezahlten Rechnungen während der letzten 12 Monate vor der Kündigung des Vertrages.