Términos de servicio

Definiciones

Los actuales Términos y Condiciones Generales (GT&C, por sus siglas en inglés), establecen las condiciones de venta de los servicios de Xpenditure NV (Servicios Xpenditure) accesibles a través de la plataforma de gestión de gastos basada en la web disponible en la página http://manage.xpenditure.com [u otra página según sea establecida por acuerdos con los socios de Xpenditure NV y especialmente comunicada a los Clientes de los socios] (Web). Servicios Xpenditure permite a particulares y empreas (Clientes) la capacidad de capturar, controlar y almacenar sus recibos de gastos empresariales, además de generar y enviar para su aprobación informes de gastos derivados de esos recibos. Los recibos y extractos de tarjetas bancarias son digitalizados y cargados en la Web por medio de internet, correo electrónico y/o aplicaciones para móviles: las transacciones con tarjeta de crédito y demás datos de transacción [cuando el banco de procesamiento los hace estar disponibles] se combinan automáticamente con los recibos correspondientes; los recibos se generan automáticamente y pueden seguirse procesando según las opciones, de acuerdo con la suscripción elegida. El Contrato entre Xpenditure NV y el Cliente se establece al firmar un acuerdo específico o registrándose en la Web, cubriendo el Formulario de Pedido y aceptando los presentes GT&C, ya sea manual o electrónicamente. Ambas formas tienen validez legal plena. Al establecer el Contrato cada Cliente se registra en una suscripción de Servicios Xpenditure específica que está vinculada a una Cuenta dedicada; una Cuenta puede tener múltiples usuarios. Al aceptar estos GT&C, y/o al acceder y utilizar Servicios Xpenditure, el/los Cliente(s) representará(n) y reconocerá(n) haber leído, comprendido y aceptado quedar sujetos(s) a estos GT&C y haber enviado su consentimiento informado al intercambio de datos de transacción entre la plataforma de Xpenditure y el banco de procesamiento, además de a cualquier otro procesamiento de datos necesario y específico para la provisión cualitativa de los Servicios Xpenditure. El/los Cliente(s) que firme(n) el Contrato en nombre de una compañía u otra entidad (legal) deberá(n) garantizar que dispone(n) de autoridad para vincular dicha entidad y sus representantes al Contrato. El/los Cliente(s) y Xpenditure NV serán en adelante denominados conjuntamente como Partes.

Política de privacidad

Xpenditure NV aplica medidas físicas, electrónicas y de gestión apropiadas para asegurar y proteger los datos personales de su(s) Cliente(s) frente al acceso no autorizado. Los datos personales del Cliente que aparecen en las Cuentas personales solamente se utilizan para propósitos de provisión y control de calidad de los Servicios Xpenditure y no se intercambian ni revelan a terceros sin el permiso expreso del/de los Cliente(s), a menos que sea exigido por ley u orden judicial o gubernamental. La información que no permite la identificación personal, datos compilados y agregados (por ejemplo, número total de usuarios, sectores de uso, ahorros agregados, etc.) pueden en ciertos casos ser compartidos o revelados públicamente para propósitos legítimos, tales como la mejora y promoción de Servicios Xpenditure. El/los Cliente(s) puede(n) en todo momento revisar y enmmendar sus datos personales o cancelar su registro en la Web. Al cancelar su registro, toda la información personal se borra, excepto la necesaria para satisfacer los requisitos de retención de registros (ver también Artículo 4 a continuación). Estas disposiciones y las políticas aquí resumidas no implican derechos contractuales ni demás derechos legales de terceros que no sean las Partes del Contrato.

Precios y facturación

Los precios de Xpenditure se facturan tal como se indica en el Contrato. Los precios excluyen el IVA (y demás impuestos indirectos). Las facturas se emiten mensualmente por cada mes completo de suscripción, y son pagaderas mediante tarjeta de crédito y débito directo todos los meses. Todas las suscripciones a Xpenditure se establecen durante un período indefinido y entran en vigor en la fecha del registro del/de los Clientes en la Web. Los Contratos que se pagan mensualmente pueden finalizar con una notificación previa de 1 (un) mes; las revisiones de precios pueden ser aplicables mensualmente. Los Contratos que se pagan anticipadamente para 12 (doce) meses pueden finalizar con una notificación suministrada al menos 1 (un) mes antes del fin del período pagado previamente; las revisiones de precios pueden ser aplicables tras el vencimiento del período pagado previamente. Xpenditure NV puede añadir o retirar meses gratuitos de suscripción a las Cuentas del Cliente a su entera discreción, pero no está en absoluto obligado a suministrar al/a los Cliente(s) el mismo tratamiento en lo relativo a esto. El Cliente renuncia expresamente a cualquier repago de cantidades pagadas previamente con anterioridad. Un mínimo de un Usuario por Cuenta debe considerarse activo y se le emiten facturas mensualmente hasta la finalización del Contrato. En caso de impago de una factura en la fecha de vencimiento, se deberá de pleno derecho el interés del 1% (uno por ciento) por mes (calculado pro rata temporis) sobre las cantidades pendientes sin que se requiera ninguna notificación de impago. Además, el importe debido puede ser, de pleno derecho y sin que se requiera ninguna notificación de impago, incrementado por una indemnización contractual y por cualesquiera otros costes de acumulación posibles, tales como costes de recuperación y tarifas legales. El impago, aunque sea parcial, emite facturas no todavía vencidas, pagaderas sin ninguna formalidad o notificación. Sin perjuicio de lo anterior y de la obligación de pago del/de los Cliente(s), cada queja debe ser comunicada dentro de un período de 8 (ocho) días naturales a contar desde la fecha de la factura mediante carta registrada con motivación. Tras este período, se considerará que el/los Cliente(s) ha(n) aceptado definitivamente la cantidad facturada. El Contrato podrá ser finalizado o suspendido por Xpenditure NV inmediatamente tras la notificación si el Cliente no paga sus facturas vencidas, en caso de insolvencia aparente, o si el Cliente viola los términos del Contrato.

Retención de datos

Para las Cuentas de Cliente activas, Xpenditure NV almacenará todos los datos y suministrará al/a los Cliente(s) acceso a los datos de Cuenta de, al menos, los últimos 10 años. Tras la finalización del Contrato, el Cliente puede solicitar en su aviso de terminación que sus datos queden disponibles para su exportación en uno de los formatos especificados para retención fuera de línea bajo su propia discreción y responsabilidad. Si el Cliente así lo solicita específicamente, tras la terminación del Contrato sus datos también pueden ser almacenados por Xpenditure NV a una tasa, a fin de ser consultados para finanzas y otros propósitos de información por un administrador designado por el Cliente.

No garantías

Xpenditure NV emplea la última tecnología disponible para asegurar la exactitud de la información derivada de los recibos digitalizados y extractos de tarjetas de crédito. Sin embargo, la responsabilidad sobre el (control de) exactitud e integridad de cualesquiera datos cargados en la Web recae incuestionablemente sobre el/los Cliente(s). La plataforma de gestión de gastos basada en la web de Xpenditure no es un software de contabilidad y no se proporcionan garantías expresas ni implícitas para su idoneidad, negociabilidad o confiabilidad para los propósitos específicos de cumplimiento de obligaciones fiscales, gestión financiera o demás. El/los Cliente(s) deberían confiar en los productos profesionales y consejos apropiados a fin de asegurar el cumplimiento correcto de dichos propósitos. Xpenditure NV está sujeto por «deber de cuidado estándar» a mantener la disponibilidad de Servicios Xpenditure. En caso de una interrupción del Servicio Xpenditure (por ejemplo cuando - por cualquier razón - no se pueda establecer ningún enlace con la Web), Xpenditure NV llevará a cabo todos los esfuerzos razonables para remediar dicha interrupción, en la medida en que Xpenditure NV sea responsable de ello según el deber de cuidado estándar arriba mencionado.

Limitación de responsabilidad

Bajo ninguna circunstancia será Xpenditure NV responsable ante pérdidas o daños causados por la dependendia del/de los Cliente(s) de cualquier información, extractos o informes obtenidos en o mediante la Web y/o resultantes del empleo de Servicios Xpenditure; esto se refiere a cualesquiera reclamaciones por daños (ya sean directos o indirectos), excepto para los casos dispuestos específicamente en las Leyes de Protección al Consumidor. Esta limitación de responsabilidad incluye, pero no se limita a, transmisiones accidentales de cualesquiera virus electrónicos; fallos de equipos mecánicos o electrónicos, líneas telefónicas o de comunicación; acceso no autorizado; robo; errores de operador o demás casos similares. El/los Cliente(s) por la presente reconoce(n) que Xpenditure NV no puede en ninguna forma responsabilizarse de la elección, empleo y/o impacto económico de los Servicios Xpenditure, además de su incumplimiento con los objetivos del/de los Cliente(s). La información, software y descripción de Servicios Xpenditure publicada en la Web podrá contener inexactitudes o errores tipográficos. Xpenditure NV podrá mejorar o cambiar el contenido de la Web en cualquier momento, pero no está obligado a hacerlo, y por la presente queda explícitamente eximido de cualquier responsabilidad por dichas inexactitudes y errores. Xpenditure NV no se responsabilizará ante el/los Cliente(s) por reclamaciones de daños, si no se halla en posición de satisfacer su obligación contractual de acuerdo a circunstancias de fuerza mayor tales como, pero sin que esta lista esté limitada a: huelgas, sabotajes, desastres naturales, actos gubernamentales y restricciones legales o administrativas.

General

En caso de conflicto entre cláusulas del Contrato, el Formulario de Pedido tiene prioridad sobre los presentes Términos y Condiciones Generales. El Contrato representa el Contrato completo entre las Partes y reemplaza y anula todos los acuerdos previos, orales y/o escritos. No son de aplicación los términos y condiciones generales del/de los Cliente(s). Xpenditure NV se reserva el derecho de transferir o asignar sus obligaciones y derechos bajo sus Contratos a compañías dentro el grupo Xpenditure NV. En caso de invalidez de una cláusula, el Contrato no será nulo, pero la(s) cláusula(s) debe(n) ser reemplazada(s) por una cláusula que se centre lo máximo posible en el contenido de la misma o en el objetivo de las Partes. Los tribunales de Antwerpen tienen jurisdicción. Se aplica la ley belga.

(1) Los usuarios añadidos a la Cuenta durante el mes actual reciben sus facturas el mes siguiente.
(2) Los Usuarios añadidos a la Cuenta con la suscripción de prepago durante el período pre-pagado reciben sus facturas a partir del momento de su registro en la Web por el número de meses completos restantes hasta el fin del período pre-pagado
(3) ) En lo relativo a Contratos no pre-pagados, un Usuario puede recibir el estado de “inactivo” por parte del administrador de la cuenta. En caso de que ese estado de “inactivo” dure más de 1 (un) mes, el Usuario correspondiente no se incluirá en la cuenta a efectos de facturación hasta que su estado se reactive y vuelva a utilizar los Servicios Xpenditure.
(4)La tasa de almacenamiento anual aplicable tras la finalización del Contrato llegará a un 20% del valor total de todas las facturas emitidas por Xpenditure NV y pagadas por el Cliente en los últimos 12 meses anteriores a la finalización del Contrato.