Modalités de services

Définitions

Les présentes Conditions générales (CG) définissent les conditions de vente des services de Xpenditure NV (Services de Xpenditure) accessibles via la plateforme de gestion des dépenses en ligne Xpenditure disponible sur le site http://manage.xpenditure.com [ou autre site tel que fixé par des accords conclus avec des partenaires de Xpenditure NV et spécialement communiqué aux clients du partenaire] (Site). Les Services Xpenditure permettent aux particuliers et aux entreprises (Clients) de prendre en photo, traiter et stocker leurs notes de frais, de créer à partir de ces reçus des rapports de coûts et de les soumettre pour approbation. Les reçus et extraits de carte de crédit sont numérisés et envoyés vers le Site via des applications web, e-mail et/ou mobiles ; les transactions effectuées par carte de crédit ou les autres informations relatives aux transactions [lorsqu’elles sont mises à disposition par la banque qui les traite] sont automatiquement couplées avec les reçus correspondants ; les rapports sont créés automatiquement et peuvent être traités selon les options de l’abonnement choisi. Le contrat entre Xpenditure NV et le Client est conclu par la signature d’un accord spécifique ou par l’inscription sur le Site, après avoir rempli le Bon de Commande et accepté les présentes CG, manuellement ou par voie électronique, les deux ayant pleine valeur juridique. A la conclusion du Contrat, chaque Client souscrit un abonnement spécifique aux Services Xpenditure qui est associé à un Compte spécial ; un Compte peut avoir plusieurs Utilisateurs. En acceptant les présentes CG et/ou en utilisant les Services Xpenditure, le(s) Client(s) déclare(nt) et reconnaît(aissent) avoir lu, compris et accepté les présentes CG et avoir donné son(leur) consentement éclairé à l’échange de données de transaction entre la plateforme Xpenditure et la banque qui les traite ainsi qu’à tout autre traitement de données nécessaire et spécifique à une prestation de qualité des Services Xpenditure. Le(s) Client(s) qui conclu(en)t le Contrat pour le compte d’une entreprise ou d’une autre entité (juridique) garanti(ssen)t qu’il(s) détien(nen)t l’autorité requise pour lier cette entité ainsi que ses représentants au Contrat. Le(s) Client(s) et Xpenditure NV sont ci-après dénommés conjointement les « Parties ».

Politique de protection de la vie privée

Xpenditure NV a mis en place des mesures physiques, électroniques et administratives appropriées visant à sécuriser l’accès aux informations personnelles de ses Clients et à les protéger. Les informations personnelles du Client renseignées dans les Comptes personnels ne sont utilisées qu’à des fins de prestation et de contrôle de la qualité des Services Xpenditure et ne sont pas échangées ni divulguées à des tiers sans l’autorisation expresse du/des Client(s), à moins que la loi ou une décision judiciaire ou gouvernementale ne l’exige. Les informations non personnellement identifiables, ainsi que les données compilées et rassemblées (par exemple, le nombre total d’utilisateurs, les secteurs d’utilisation, les avoirs accumulés, etc.), peuvent dans certains cas être partagées ou publiées à des fins légitimes telles que l’amélioration et la promotion des Services Xpenditure. Le(s) Client(s) peu(ven)t à tout moment consulter et modifier ses(leurs) données personnelles ou annuler son(leur) inscription sur le Site. La désinscription entraîne la suppression de toutes les informations personnelles, à l’exception des informations requises pour satisfaire aux exigences de conservation des documents (voir également l’article 4 ci-dessous). Ces dispositions ainsi que les politiques décrites aux présentes n’impliquent aucun droit contractuel ni autre droit légal pour tout tiers autre que les Parties au Contrat.

Tarifs et facturation

Les tarifs de Xpenditure sont facturés conformément aux modalités indiquées dans le Contrat. Les prix s’entendent hors TVA (et autres taxes indirectes). Les factures sont émises sur une base mensuelle pour chaque mois complet d’abonnement (*1) et sont payables mensuellement par carte de crédit ou prélèvement automatique. Tous les abonnements à Xpenditure sont souscrits pour une durée indéterminée et prennent effet à la date d’inscription du/des Client(s) sur le Site. Les Contrats payés sur une base mensuelle peuvent être résiliés moyennant un préavis d’1 (un) mois ; des révisions de prix peuvent être appliquées chaque mois. Les Contrats prépayés pour 12 (douze) mois (*2) peuvent être résiliés moyennant un préavis d’au moins 1 (un) mois avant la fin de la période prépayée ; des révisions de prix peuvent être appliquées à l’expiration de la période prépayée. Xpenditure NV peut, à son entière discrétion, ajouter ou supprimer des mois d'abonnement gratuits à des Comptes de Clients, sans être tenue à la moindre obligation d’égalité de traitement envers ses Clients à cet égard. Le Client renonce expressément à tout remboursement des montants prépayés. On considère au minimum un Utilisateur actif par Compte ; le(s) utilisateur(s) reçoi(ven)t une facture mensuelle jusqu’à la fin du Contrat. Toute facture impayée à l’échéance produira de plein droit et sans mise en demeure un intérêt de 1 % (un pour cent) par mois (calculé pro rata temporis) sur les montants dus. De plus, le montant dû peut être majoré, de plein droit et sans mise en demeure, d’une indemnité contractuelle ainsi que d’autres frais éventuels tels que les frais de recouvrement et les frais judiciaires. En cas de non paiement, même partiel, d'une facture, le montant de toute autre facture non encore échue sera exigible sans aucune formalité ni mise en demeure. Sans préjudice de ce qui précède et sans préjudice de l’obligation de paiement du(des) Client(s), toute protestation doit être communiquée par lettre recommandée motivée dans un délai de 8 (huit) jours ouvrables à compter de la date de la facture. Passé ce délai, le(s) Client(s) sera(ont) censé(s) avoir accepté le montant facturé. Le Contrat peut être résilié ou suspendu (*3) sur-le-champ par Xpenditure NV moyennant notification si le Client omet de payer ses factures échues, en cas d’insolvabilité apparente ou si le Client ne respecte pas les conditions du Contrat.

Conservation des données

Pour les Comptes des Clients actifs, Xpenditure NV conservera toutes les données et permettra au(x) Client(s) d’accéder aux données du Compte des 10 (sept) dernières années. A la fin du Contrat, le Client peut demander dans son avis de résiliation de faire exporter ses données dans l’un des formats spécifiés pour les stocker hors-ligne à son gré et sous sa responsabilité. Sur demande spécifique du Client, Xpenditure NV peut également conserver les données de ce dernier après la résiliation du Contrat, moyennant des frais (*4), pour qu’elles puissent être consultées pour l’élaboration de rapports de comptabilité ou d’autres rapports d’information par un administrateur désigné par le Client.

Exclusion de garantie

Xpenditure NV se sert des technologie les plus récentes afin de garantir l’exactitude des informations dérivées des reçus et extraits de carte de crédit numérisés. Toutefois, la responsabilité (du contrôle) de l’exactitude et de l’exhaustivité de toutes les données téléchargées vers le Site incombe sans conteste au(x) Client(s). La plateforme de gestion des dépenses en ligne Xpenditure n’est pas un logiciel de comptabilité et aucune garantie expresse ou implicite n’est fournie quant à son adéquation, sa valeur commerciale ou sa fiabilité pour les finalités spécifiques telles que la conformité fiscale, la gestion financière ou autre. Le(s) Client(s) doi(ven)t compter sur des produits professionnels et des conseils appropriés pour répondre à ces finalités. Xpenditure NV est tenue par un « devoir de diligence normal » en maintenant la disponibilité des Services Xpenditure. En cas de défaillance d’un Service Xpenditure (par exemple, lorsque – pour une raison quelconque – aucun lien ne peut être établi avec le Site), Xpenditure NV fera tous les efforts raisonnables pour remédier à cette défaillance, dans la mesure où elle en est responsable conformément au devoir de diligence normal susmentionné.

Limitation de la responsabilité

Xpenditure NV n'est responsable d’aucun(e) perte ou dommage causé(e) par le recours du (des) Client(s) aux informations, extraits ou rapports obtenus sur ou via le Site et/ou résultant de l’utilisation des Services Xpenditure ; cela concerne toute demande d’indemnité (qu’il s’agisse d’un dommage direct ou indirect), sauf pour les cas mentionnés expressément dans la législation applicable en matière de protection des consommateurs. Cette limitation de la responsabilité comprend, sans toutefois s’y limiter, les transmissions accidentelles de tout virus électronique, les pannes mécaniques ou électroniques de matériel, de lignes téléphoniques ou de communication, l’accès non autorisé, le vol, les erreurs d’opérateurs ou autres événements similaires. Le(s) Client(s) reconnaît(aissent) que Xpenditure NV ne peut en aucun cas être tenue responsable du choix, de l'utilisation et/ou de l'impact économique de Services Xpenditure ainsi que du non-respect des objectifs du(des) Client(s). Les informations, logiciels et description des Services Xpenditure publié(e)s sur le Site peuvent contenir des inexactitudes ou erreurs typographiques. Xpenditure NV peut à tout moment améliorer ou modifier le contenu du Site, mais n’est en aucun cas tenue de le faire, et refuse expressément par les présentes toute responsabilité pour ces inexactitudes et erreurs. Xpenditure NV décline toute responsabilité envers le(s) Client(s) pour toute demande d’indemnisation, si elle n’est pas à même de respecter son obligation contractuelle en raison de circonstances de force majeure telles que (sans limitation) : grèves, sabotage, catastrophes naturelles, mesures gouvernementales et restrictions légales ou administratives.

Généralités

En cas de conflit entre différentes clauses du Contrat, le Bon de Commande prévaut sur les présentes Conditions générales. Le Contrat constitue l’intégralité de l’accord entre les Parties ; il annule et remplace tous les accords oraux et/ou écrits précédents. Les Conditions générales du(des) Client(s) ne s'appliquent pas. Xpenditure NV se réserve le droit de transférer ou céder ses droits et obligations découlant de ses Contrats à des sociétés du groupe Xpenditure NV. Le cas échéant, l’invalidité d’une clause n’entraînera pas la nullité du Contrat, mais la/les clause(s) devra (devront) être remplacée(s) par une clause qui se rapproche le plus de son(leur) contenu ou de l'objectif des Parties. Seuls les tribunaux d’Antwerpen (Anvers) sont compétents. La loi belge s’applique. (1) Les utilisateurs ajoutés au Compte pendant le mois en cours sont facturés à partir du mois suivant. (2) Les utilisateurs ajoutés au Compte avec abonnement prépayé pendant la période prépayée sont facturés à compter de leur inscription sur le Site pour le nombre de mois complets restants jusqu’à la fin de la période prépayée. (3) En cas de Contrat non prépayé, un Utilisateur peut se voir attribuer le statut « inactif » par l’administrateur du compte. Si un statut « inactif » dure plus d’1 (un) mois, l’Utilisateur ne sera pas inclus dans la facturation jusqu’à ce que son statut soit réactivé et qu’il puisse de nouveau utiliser les Services Xpenditure. (3) En cas de Contrat non prépayé, un Utilisateur peut se voir attribuer le statut « inactif » par l’administrateur du compte. Si un statut « inactif » dure plus d’1 (un) mois, l’Utilisateur ne sera pas inclus dans la facturation jusqu’à ce que son statut soit réactivé et qu’il puisse de nouveau utiliser les Services Xpenditure. (4) Les frais annuels de conservation applicables après la fin du Contrat s’élèvent à 20 % de la valeur totale de toutes les factures émises par Xpenditure NV et payées par le Client pendant les 12 mois précédant la résiliation du Contrat.