Termini del servizio

Definizioni

I presenti Termini e condizioni generali (TCG) determinano le condizioni di vendita per i servizi di Xpenditure NV (Servizi di Xpenditure), accessibili attraverso la piattaforma di gestione della spesa basata sul web Xpenditure, disponibile al sito http://manage.xpenditure.com [o altro sito stabilito nei contratti con i partner di Xpenditure NV ed espressamente comunicato ai loro Clienti] (Sito). I Servizi di Xpenditure consentono a private e imprese (Clienti) di acquisire, tenere traccia e archiviare le ricevute di spesa delle proprie aziende, e creare e inviare rapporti di spesa per l’approvazione, a partire da tali ricevute. Le ricevute e gli estratti conto delle carte di credito sono digitalizzati e caricati sul Sito via web, e-mail e/o applicazioni mobili; i dati delle transazioni delle carte di credito o di altre transazioni [ove resi disponibili dalla banca] sono abbinati automaticamente alle ricevute corrispondenti; i rapporti sono creati automaticamente e possono essere ulteriormente processati, a seconda delle opzioni come da abbonamento scelto. Il Contratto stipulato tra Xpenditure NV e il Cliente entra in vigore con la firma di uno specifico accordo o registrandosi al Sito, compilando il Modulo d’ordine e accettando i presenti TCG, manualmente o elettronicamente, avendo entrambe le modalità piena efficacia giuridica. Con l’entrata in vigore del Contratto, il Cliente aderisce a uno specifico abbonamento ai Servizi di Xpenditure, collegato a un Account dedicato; un Account può avere più Utenti. Accettando i presenti TCG, e/o accedendo e utilizzando i Servizi di Xpenditure, i Clienti affermano e riconoscono di aver letto, compreso e accettato di essere vincolati ai presenti TCG e di aver fornito il loro consenso informato allo scambio dei dati delle transazioni tra la piattaforma Xpenditure e la loro banca, nonché a qualsiasi altra elaborazione di dati necessaria e pertinente alla fornitura dei Servizi di Xpenditure. I Clienti che stipulano il Contratto a nome di una società o altro ente (legale) devono garantire di avere l’autorità di vincolare tale ente e i suoi rappresentanti al Contratto. I Clienti e Xpenditure NV sono di seguito congiuntamente denominati Parti.

Informativa sulla privacy

Xpenditure NV applica misure fisiche, elettroniche e manageriali appropriate per assicurare e proteggere i dati personali dei suoi Clienti da accessi non autorizzati. I dati personali del cliente contenuti negli Account personali sono usati solo a scopi di erogazione e controllo qualità dei Servizi di Xpenditure e non sono scambiati o divulgati ad alcuna terza parte senza esplicito consenso dei Clienti, a meno che non sia previsto dalla legge o da ordinanze di tribunali o governative. Le informazioni che non identificano personalmente l’utente, i dati compilati e aggregati (ad esempio, il numero totale di utenti, il settore di utilizzo, i risparmi totali, ecc.) possono essere, in alcuni casi, condivisi o divulgati pubblicamente a scopi legittimi, come il miglioramento e la promozione dei Servizi di Xpenditure. I Clienti possono, in qualsiasi momento, controllare e correggere i loro dati personali o annullare la loro registrazione al Sito. Al momento della disiscrizione, tutte le informazioni personali sono cancellate, tranne quelle necessarie ai sensi delle norme sulla conservazione dei dati (vedi anche Articolo 4, qui sotto). Tali disposizioni e le politiche ivi contenute non implicano diritti contrattuali o altri diritti legali di terze parti diverse dalle Parti del Contratto.

Prezzi e fatturazione

I prezzi di Xpenditure sono fatturati come indicato nel Contratto. I prezzi sono al netto dell’IVA (e altre imposte indirette). Le fatture sono emesse mensilmente per ogni mese di abbonamento e sono saldabili tramite carta di credito o addebito diretto. Tutti gli abbonamenti per Xpenditure sono stipulati per un periodo di tempo indefinito e diventano effettivi dalla data della registrazione dei Clienti al Sito. I Contratti che vengono saldati mensilmente possono essere terminati previa notifica di 1 (un) mese; ogni mese, i prezzi potrebbero essere rivisti. I Contratti che vengono prepagati per 12 (dodici) mesi possono essere terminati, previa notifica, almeno 1 (un) mese prima del termine del periodo prepagato; alla scadenza del periodo prepagato, i prezzi potrebbero essere rivisti. Xpenditure NV può aggiungere o togliere mesi gratuiti di abbonamento agli Account del Cliente a sua totale discrezione, ma non è tenuta in alcun modo a fornire ai Clienti pari trattamento a questo riguardo. Il Cliente rinuncia espressamente a ogni rimborso degli importi prepagati in anticipo. È da considerarsi attivo un minimo di un Utente per Account, fatturato mensilmente fino al termine del Contratto. In caso di non pagamento di una fattura entro il termine previsto, sarà dovuto ipso iure un interesse dell’1% (un percento) al mese (calcolato pro rata temporis) degli importi non corrisposti, senza alcuna notifica del ritardo del pagamento. Inoltre, l’importo dovuto può essere, ipso iure e senza notifica del ritardo del pagamento, maggiorato di un’indennità contrattuale e altri eventuali spese di riscossione, come costi di recupero crediti e spese legali. Il mancato pagamento, anche parziale, rende le fatture non ancora dovute pagabili senza alcuna formalità o notifica. Fatti salvi le precedenti osservazioni e l’obbligo di pagamento dei Clienti, qualsiasi reclamo dev’essere comunicato entro 8 (otto) giorni di calendario dalla data della fattura mediante lettera raccomandata motivata. Dopo tale periodo, si riterrà che i Clienti abbiano definitivamente accettato l’importo fatturato. Il Contratto può essere immediatamente terminato o sospeso da Xpenditure NV previa notifica, se il Cliente non paga le fatture dovute, in caso di evidente insolvenza, o se il Cliente viola i termini del Contratto.

Conservazione dei dati

Per gli Account attivi del Cliente, Xpenditure NV archivierà tutti i dati e fornirà al Cliente accesso ai dati dell’Account che risalgono a un massimo di 7 anni prima. Al termine del Contratto, il Cliente può richiedere, nella disdetta, di rendere disponibili i suoi dati per l’esportazione in uno dei formati specifici per la conservazione offline, a sua discrezione e responsabilità. Dietro specifica richiesta del Cliente, al termine del Contratto, i suoi dati possono anche essere archiviati da Xpenditure NV, dietro compenso, in modo da renderli consultabili, a scopi contabili e di rendicontazione, da parte di un amministratore designato dal Cliente.

Nessuna garanzia

Xpenditure NV impiega le ultime tecnologie disponibili per assicurare la correttezza e l’accuratezza delle informazioni derivate dalle ricevute e dagli estratti conto delle carte di credito digitalizzati. Tuttavia, la responsabilità per (il controllo di) correttezza, accuratezza e completezza dei dati caricati sul Sito resta insindacabilmente dei Clienti. La piattaforma di gestione della spesa basata sul web Xpenditure non è un software di contabilità e non viene fornita alcuna garanzia, espressa o implicita, della sua adeguatezza, commerciabilità o affidabilità per gli scopi specifici, come rispetto degli obblighi fiscali, gestione finanziaria o altro. I Clienti devono affidarsi a prodotti professionali e consigli adeguati per assicurare la corretta realizzazione di tali scopi. Xpenditure NV è vincolata dalla “ordinaria diligenza” a mantenere disponibili i Servizi di Xpenditure. In caso d’interruzione dei Servizi di Xpenditure (ad esempio, quando, per qualsiasi ragione, non è possibile stabilire una connessione con il Sito), Xpenditure NV farà tutto il possibile per porvi rimedio, nella misura in cui Xpenditure NV ne è responsabile, in forza della suddetta ordinaria diligenza.

Limitazione di responsabilità

In nessuna circostanza, Xpenditure NV sarà ritenuta responsabile delle perdite o dei danni causati dalla fiducia accordata dai Clienti alle informazioni, alle affermazioni o ai rapporti contenuti su od ottenuti tramite il Sito e/o risultanti dall’uso dei Servizi di Xpenditure; ciò riguarda qualsiasi richiesta d’indennizzo (che si tratti di danno diretto o indiretto), tranne per gli eventi esplicitamente previsti nella normative sulla tutela dei consumatori. Tale limitazione di responsabilità include, tra l’altro, la trasmissione accidentale di virus elettronici; guasti meccanici o elettronici di attrezzature, telefoni o linee di comunicazione; accessi non autorizzati; furti; errori degli operatori o altri eventi simili. I Clienti riconoscono che Xpenditure NV non può in alcun modo essere ritenuta responsabile per la scelta, l’uso e/o l’impatto economico dei Servizi di Xpenditure, nonché per la sua non conformità agli obiettivi dei Clienti. Le informazioni, il software e le descrizioni dei Servizi di Xpenditure pubblicati sul Sito possono contenere inesattezze o errori tipografici. Xpenditure NV può migliorare o modificare il Sito in qualsiasi momento, ma non è tenuta in alcun modo a farlo, e qualsiasi responsabilità per tali inesattezze ed errori è qui espressamente declinata. Xpenditure NV non sarà ritenuta responsabile nei confronti dei Clienti per nessuna richiesta d’indennizzo, se non è in una posizione tale da soddisfare i suoi obblighi contrattuali per circostanze di forza maggiore, come, ma non solo: scioperi, sabotaggi, disastri naturali, atti governativi e limitazioni legali o amministrative.

Generale

In caso di conflitto tra le clausole del Contratto, il Modulo d’ordine ha priorità sui presenti Termini e condizioni generali. Il Contratto rappresenta l’accordo completo tra le Parti e sostituisce e annulla qualsiasi accordo precedente, orale e/o scritto. I termini e condizioni generali dei Clienti non trovano applicazione. Xpenditure NV si riserva il diritto di trasferire o assegnare i suoi obblighi e diritti, ai sensi dei suoi Contratti, alle società del gruppo Xpenditure NV. In caso d’invalidità di una clausola, il Contratto non s’invalida, ma la clausola (o le clausole) viene sostituita da una clausola che più si avvicina al contenuto o allo scopo delle Parti. Il tribunale competente è quello di Antwerpen. Si applica il diritto belga.

(1) Gli utenti aggiunti all’Account nel mese corrente vengono fatturati dal mese successivo.
(2) ) Gli utenti aggiunti all’Account con abbonamento prepagato durante il periodo prepagato vengono fatturati dal momento della registrazione al Sito per il numero di giorni restanti per completare il mese fino al termine del periodo prepagato
(3) ) In esecuzione dei Contratti non prepagati, l’amministratore dell’account può assegnare a un Utente lo stato “inattivo”. Nel caso in cui tale stato duri più di 1 (un) mese, l’Utente in questione non dev’essere incluso nel conto a scopi di fatturazione finché il suo stato non sia stato riattivato e lui non abbia ripreso a utilizzare i Servizi di Xpenditure.
(4)) La tariffa di archiviazione annuale applicabile a seguito della conclusione del Contratto ammonterà al 20% del valore totale di tutte le fatture emesse da Xpenditure NV e pagate dal Cliente negli ultimi 12 mesi precedenti il termine del Contratto.