Algemene voorwaarden

Definities

Deze Algemene Voorwaarden (AV) leggen de voorwaarden vast voor de verkoop van de diensten van Xpenditure - NV (Xpenditure-diensten), die beschikbaar zijn via het web-based spend management platform aangeboden op de site http://manage.xpenditure.com [of een andere site zoals bepaald in overeenkomsten met partners van Xpenditure NV en specifiek meegedeeld aan de Klanten van de partner] (Site). Xpenditure-diensten maken het particulieren en ondernemingen (Klanten) mogelijk de ontvangstbewijzen voor hun zakelijke uitgaven vast te leggen, op te volgen en op te slaan, en op basis van die ontvangstbewijzen kostenstaten op te maken en ter goedkeuring voor te leggen. De ontvangstbewijzen en kredietkaartoverzichten worden gedigitaliseerd en via internet, e-mail en/of mobiele applicaties naar de Site geüpload; de kredietkaarttransacties of andere transactiegegevens [wanneer ze ter beschikking worden gesteld door de verwerkende bank] worden automatisch aan de overeenkomstige ontvangstbewijzen gekoppeld; de staten worden automatisch gegenereerd en kunnen verder worden verwerkt op basis van de opties van het gekozen abonnement. Het contract tussen Xpenditure NV en de Klant wordt gesloten door het ondertekenen van een specifieke overeenkomst of door het registreren op de Site, het invullen van het Bestelformulier en het aanvaarden van deze AV, hetzij manueel, hetzij elektronisch; beide manieren zijn volledig rechtsgeldig. Bij het afsluiten van het Contract schrijft elke Klant in op een specifiek abonnement voor de Xpenditure-diensten, dat aan een speciale Account gelinkt is; een Account kan meerdere Gebruikers hebben. Door het aanvaarden van deze AV en/of door het gebruik van de Xpenditure-diensten verklaart en erkent de Klant dat hij deze AV heeft gelezen, ze heeft begrepen en ermee instemt door deze AV gebonden te zijn, en dat hij zijn geïnformeerde toestemming heeft gegeven voor de uitwisseling van de gegevens m.b.t. de transactie tussen het Xpenditure-platform en de verwerkende bank, evenals elke andere verwerking van gegevens die noodzakelijk is voor een kwaliteitsvolle verlening van de Xpenditure-diensten. Klanten die ten behoeve van een vennootschap of een andere (rechts)persoon het Contract afsluiten, zullen garanderen dat zij de bevoegdheid hebben deze vennootschap of (rechts)persoon en haar vertegenwoordigers aan het Contract te binden. De Klant(en) en Xpenditure NV zullen hierbij gezamenlijk de Partijen worden genoemd.

Privacy-beleid

Privacy-beleid Xpenditure NV neemt de gepaste materiële, elektronische en bestuurlijke maatregelen om de persoonlijke gegevens van haar Klant(en) tegen ongeoorloofde toegang te beschermen. De persoonlijke gegevens die door de Klant in de persoonlijke Accounts worden ingevoerd, worden enkel gebruikt met het oog op de levering en de kwaliteitscontrole van de Xpenditure-diensten en worden zonder de uitdrukkelijke toestemming van de Klant niet aan derden meegedeeld of vrijgegeven, tenzij dat ingevolge de wet, een gerechtelijke uitspraak of een bevel van een overheid wordt vereist. Niet-persoonlijk identificeerbare informatie, verzamelde en globale gegevens (bijvoorbeeld het totale aantal gebruikers, sectoren van gebruik, globale spaartegoeden enz.), kunnen in bepaalde gevallen worden meegedeeld of openbaar gemaakt voor wettige doeleinden, zoals de verbetering en de promotie van Xpenditure-diensten. De Klant kan te allen tijde zijn persoonlijke gegevens controleren en aanpassen, of zijn registratie op de Site annuleren. In dat laatste geval wordt alle persoonlijke informatie gewist, met uitzondering van de informatie die nodig is om aan de vereisten m.b.t. het bewaren van documenten te voldoen (zie ook artikel 4 hierna). Deze bepalingen en de erin beschreven beleidslijnen houden geen contractuele of andere wettelijke rechten van derden, die niet de contracterende Partijen zijn, in.

Tarieven en facturatie

De tarieven van Xpenditure worden gefactureerd op de manier zoals in het Contract bepaald. De prijzen gelden exclusief BTW (en andere indirecte belastingen). De facturen worden elke maand uitgeschreven voor elke volledige maand van het abonnement, en zijn maandelijks betaalbaar via kredietkaart of domiciliëring. Alle abonnementen voor Xpenditure worden voor onbepaalde termijn afgesloten en worden van kracht vanaf de datum waarop de Klant op de site is geregistreerd. De maandelijks betaalde contracten kunnen worden beëindigd met een vooropzeg van 1 (één) maand; prijsherzieningen kunnen maandelijks worden toegepast. Contracten die voor een periode van 12 (twaalf) maanden vooraf worden betaald, kunnen worden beëindigd met een vooropzeg gegeven minstens 1 (één) maand voor afloop van de voorafbetaalde periode; prijsherzieningen kunnen worden toegepast bij het verstrijken van de voorafbetaalde periode. Xpenditure NV kan naar eigen goeddunken een aantal maanden gratis abonnement aan de Accounts van de Klant(en) toevoegen of uit die Accounts verwijderen, maar heeft geen enkele verplichting om de Klant(en) in dat opzicht een gelijke behandeling te verzekeren. De Klant verzaakt uitdrukkelijk aan enige terugbetaling van vooraf betaalde bedragen. Minimum één Gebruiker per Account zal geacht worden actief te zijn en zal maandelijks een factuur ontvangen, tot op het ogenblik van de beëindiging van het Contract. In geval van niet-betaling van een factuur op de vervaldag zullen interesten à 1% (één procent) per maand (pro rata temporis berekend) van rechtswege en zonder ingebrekestelling op de openstaande bedragen verschuldigd zijn. Bovendien kan het verschuldigde bedrag van rechtswege en onder ingebrekestelling worden verhoogd met een contractuele schadevergoeding of met andere mogelijke inningskosten, zoals kosten van invordering en honoraria. In geval van een zelfs gedeeltelijke niet-betaling zullen nog niet vervallen facturen zonder enige formaliteit noch kennisgeving onmiddellijk betaalbaar worden. Zonder nadeel aan hetgeen voorafgaat en zonder nadeel aan de betalingsverplichting van de Klant moet elke betwisting binnen de 8 (acht) kalenderdagen vanaf de factuurdatum bij gemotiveerd aangetekend schrijven worden meegedeeld. Na deze periode wordt de Klant geacht het gefactureerde bedrag definitief aanvaard te hebben. Het Contract kan door Xpenditure NV mits kennisgeving onmiddellijk worden beëindigd of opgeschort indien de Klant de openstaande facturen niet betaalt, klaarblijkelijk onvermogend is of de voorwaarden van het Contract schendt.

Bewaren van gegevens

Xpenditure NV zal alle gegevens van de actieve Accounts van de Klant bewaren en de Klant toegang tot deze gegevens verlenen voor minstens de laatste 10 (tien) jaar. Bij beëindiging van het Contract kan de Klant in zijn opzegbrief verzoeken zijn gegevens te laten exporteren in een van de opgegeven formaten, om ze naar eigen goeddunken en op zijn eigen verantwoordelijkheid off-line te bewaren. Op specifiek verzoek van de Klant kunnen zijn gegevens na de beëindiging van het Contract ook tegen een vergoeding worden bewaard door Xpenditure NV met het oog op de raadpleging ervan voor boekhoudkundige en andere doeleinden door een door de Klant aangeduide beheerder.

Uitsluiting van garanties

Xpenditure NV maakt gebruik van de meest recente technologie om de juistheid van de informatie afgeleid uit de gedigitaliseerde ontvangstbewijzen en kredietkaartoverzichten te verzekeren. De verantwoordelijkheid voor (de controle van) de juistheid en volledigheid van op de Site geüploade gegevens ligt onbetwistbaar bij de Klant. Het web-based spend management platform van Xpenditure is geen boekhoudkundige software en er worden geen expliciete of impliciete garanties verstrekt voor de geschiktheid, verhandelbaarheid of betrouwbaarheid ervan voor specifieke doeleinden, zoals fiscale verplichtingen, financieel beheer of andere doeleinden. De Klant dient een beroep te doen op professionele producten en aangepaste adviezen om te verzekeren dat dergelijke verplichtingen correct worden nageleefd. Xpenditure NV is voor het behoud van de beschikbaarheid van de Xpenditure-diensten gebonden door een “standaard zorgplicht”. In geval van onderbreking van de Xpenditure-diensten (bijvoorbeeld indien om een of andere reden geen verbinding met de Site kan worden gemaakt) zal Xpenditure NV al het mogelijke doen om aan die onderbreking te verhelpen, mits Xpenditure NV hiervoor verantwoordelijk is krachtens de voormelde zorgplicht.

Beperking van Aansprakelijkheid

Xpenditure NV zal in geen geval aansprakelijk zijn voor verliezen of schade voortvloeiend uit het raadplegen door de Klant van informatie, overzichten of staten verkregen op of via de Site en/of veroorzaakt door het gebruik van de Xpenditure-diensten; dit heeft betrekking tot alle schadeclaims (ongeacht of het rechtstreekse of onrechtstreekse schade betreft), met uitzondering van de gevallen die expliciet worden voorzien in de toepasselijke wetgeving betreffende de bescherming van de consument. Deze beperking van aansprakelijkheid heeft betrekking op maar is niet beperkt tot het accidenteel versturen van elektronische virussen; mechanische of elektronische uitval van apparatuur, telefoon- of communicatielijnen; ongeoorloofde toegang; diefstal; fouten van de operator of andere gelijkaardige gebeurtenissen. De Klant erkent hierbij dat Xpenditure NV in geen geval aansprakelijk kan worden gesteld voor de keuze, het gebruik en/of de economische impact van de Xpenditure-diensten, noch voor het feit dat de doelstellingen van de Klant niet worden bereikt. De op de Site gepubliceerde informatie, software en beschrijving van de Xpenditure-diensten kan onjuistheden of typfouten bevatten. Xpenditure NV kan de inhoud van de Site te allen tijde verbeteren of wijzigen, maar is niet verplicht dit te doen. Bij deze wordt uitdrukkelijk afstand gedaan van elke aansprakelijkheid voor dergelijke onjuistheden en fouten. Xpenditure NV zal tegenover de Klant geen enkele aansprakelijkheid hebben indien zij niet in staat is haar contractuele verplichtingen na te leven als gevolg van overmacht. Dit houdt in, maar is niet beperkt tot: stakingen, sabotage, natuurrampen, overheidsmaatregelen en juridische of administratieve beperkingen.

Algemene bepalingen

In geval van tegenstrijdigheid tussen verschillende bepalingen van het Contract heeft de inhoud van het Bestelformulier voorrang op deze Algemene Voorwaarden. Het Contract houdt de volledige overeenkomst tussen de Partijen in en vervangt en annuleert alle voorgaande mondelinge en/of schriftelijke overeenkomsten. De algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing. Xpenditure NV behoudt zich het recht voor haar uit de Contracten voortvloeiende verplichtingen en rechten over te dragen aan vennootschappen die deel uitmaken van de Xpenditure NV groep. In geval van ongeldigheid van een bepaling wordt het Contract niet ongeldig, maar moet de betrokken bepaling worden vervangen door een bepaling die zo goed mogelijk overeenkomt met de inhoud van de ongeldige bepaling of de doelstellingen van de Partijen. De rechtbanken van Antwerpen zijn bevoegd. De Belgische wet is van toepassing.

(1) Gebruikers die in de loop van een maand aan een Account worden toegevoegd, ontvangen een factuur vanaf de volgende maand.
(2) Gebruikers die tijdens de voorafbetaalde periode aan een Account met een vooraf betaald abonnement worden toegevoegd, ontvangen een factuur vanaf het ogenblik van hun registratie op de Site, voor het resterend aantal volledige maanden tot het verstrijken van de voorafbetaalde periode.
(3) In geval van Contracten waarbij niet vooraf wordt betaald, kan een Gebruiker door de beheerder van de account op “non-actief” worden gezet. Indien de “niet-actieve” status langer dan 1 (één) maand duurt, zal deze Gebruiker niet worden meegeteld voor de facturatie tot hij opnieuw wordt geactiveerd en de Xpenditure diensten opnieuw gebruikt.
(4) De jaarlijkse vergoeding voor het bewaren van gegevens na de beëindiging van het Contract zal gelijk zijn aan 20% van de totale waarde van alle facturen uitgereikt door Xpenditure - CardWide NV en betaald door de Klant tijdens de laatste 12 maanden vóór de beëindiging van het Contract.